TMS

Vi vet precis hur komplicerat finansarbetet kan bli på ett fastighetsbolag. När personer inom företaget använder sig av olika processer ökar snabbt risken för att hamna i ett personberoende, och om ett företags olika avdelningar använder sig av separata system är det lätt hänt att siffror tappas bort eller rundas av. Dessa till synes små detaljer kan snabbt få stora konsekvenser, speciellt när de kombineras med olika tolkningar och antaganden. Att många essentiella delar av verksamheten dessutom sköts manuellt leder ofta till att många småfel läggs på hög – plötsligt står man där med en överväldigande mängd saker som ska fixas till eller göras om. Som tur är finns det en enkel lösning på allt det här: vårt Treasury Management System (TMS), designat specifikt för fastighetsbranschen och dess unika utmaningar.

Vårt Treasury Management System är helt molnbaserat och modulärt uppbyggt. Modulerna och de tillhörande funktionerna är utvecklade för att hjälpa till med just de behov och utmaningar som ett fastighetsbolag möter i sitt arbete. Men innan vi dyker djupare ner i systemets olika funktioner och hur de kan vara till hjälp för dig och ditt företag ska vi kika lite närmare på vad ett TMS faktiskt är. Definitionen av ett Treasury Management System är ganska enkel: det är en mjukvaruapplikation som automatiserar hanteringen av ett företags finansiella arbetsprocesser. Men vad innebär det för fastighetsbolag då? Jo, till att börja med innebär en digital arbetsprocess framförallt en ökad kontrollfunktion. 

Standardiserade processer eliminerar personberoende

När alla inom företaget använder sig av samma standardiserade, digitala processer försäkrar man sig om att informationen används och tolkas på ett och samma sätt av alla. Standardiserade processer och molnlagrad data är dessutom ett utmärkt sätt att effektivt eliminera det personberoende som annars lätt uppstår – en riskfaktor som snabbt kan bli väldigt dyr. Processer som är individuellt skapade och data som förvaras i exceldokument är nämligen, rent krasst, som upplagt för katastrof. Så fort den personen, av någon anledning, inte längre är tillgänglig blir plötsligt den data och information som personen i fråga var ansvarig för också otillgänglig. När all data istället sparas lättillgängligt i molnet och företagets processer standardiseras kan du enkelt få tag i informationen du behöver när som helst, var du än befinner dig. 

En annan stor fördel med att hela organisationen använder sig av samma molnbaserade system med enade processer och rutiner är att alla rapporter, oavsett syfte eller vilken avdelning som producerar dem, använder sig av samma material och data. På så sätt kan systemet försäkra att alla producerade rapporter är korrekta och uppdaterade, oavsett om de är till för budgetarbete, kontinuerliga uppföljningar eller årsredovisningen. Dessutom möjliggör det en digital transformation och utveckling av företagets finansiella funktioner, eftersom processerna redan har synkats genom hela organisationen. 

Ladda ner vår rapportguide här för att läsa mer om hur vi kan hjälpa er med era rapporter.

Nu när vi har kikat lite på vad ett Treasury Management System är och hur det kan hjälpa dig och ditt bolag med det finansiella arbetet är det dags att dyka lite djupare ner i vad som gör just vårt system unikt: den flexibla skalbarheten och att det är speciellt framtaget för fastighetsbranschen.

Vårt TMS är en skalbar fastighetsbranschexpert

Hela vårt system är uppbyggt på moduler. Det innebär att du helt enkelt bara väljer de funktioner du faktiskt behöver.  Därför kan alla typer av fastighetsbolag använda sig av Nordkap, oavsett bolagsstorlek. Dessutom betyder det att tjänsten enkelt kan skalas upp i takt med att ditt företag förändras och nya behov uppstår. Med skuldportföljsverktyget får du till exempel hjälp att administrera dina lån och din finansiella information på ett säkrare sätt, och med vår bokföringsexport och vårt flexibla API kan du eliminera stora mängder tidskrävande manuellt arbete; välj de moduler du behöver, och lägg till när ditt bolag förändras. Nordkap är med andra ord en kostnadseffektiv lösning, gjord för att passa dig och ditt företag – både kortsiktigt och långsiktigt. 

Det finns många Treasury Management System på marknaden, men inget annat direkt skräddarsytt för fastighetsvärlden. Och om vi ska vara helt ärliga finns det saker som de generella systemen inte riktigt greppar. Vårt system är exklusivt framtaget för fastighetsbranschen och alla de utmaningar som den har. Ett bra exempel på en specifik funktion för fastighetsbranschen som vi har implementerat i Nordkap är att systemet samlar all information rörande dina skulder, lån och fastighetsdata på ett och samma ställe – och länkar samman allt.

Förbättra er finansiella kontroll

Till exempel kan du använda vårt lättanvända systemstöd för att ange egna internräntor på era internlån. Tidigare har många företag satt en fast ränta på sina interna reverser för att det vid första anblick kan tyckas vara den enklaste lösningen rent administrativt. Problemet är att marknaden kan vara oberäknelig och snabbt svänga. När det händer finns det en stor risk att marknadsräntan på den underliggande externa skulden och räntan på internlånen skiljer sig väldigt mycket åt. I vårt Treasury Management System kan du dessutom enkelt ange egna internräntor och se till att räntan på era internlån uppdateras på alla era reverser samtidigt.

All data presenteras i lättförståeliga diagram för att ge dig mer klarhet och struktur när du jobbar med dina finanser. På så sätt får du en bättre överblick av din finansiella information, och har möjlighet att ta bättre och mer underbyggda  affärsbeslut. Systemet ger dig också verktygen du behöver för att få korrekt belåningsgrad på individuella fastigheter och portföljer genom att koppla dem till de relevanta lånen. Och tack vare vår importfunktion kan du enkelt se till att marknadsvärdet hålls uppdaterat. 

Du kan också se kassaflödet, både inbetalningar och utbetalningar, filtrerat på olika tidsperioder så att du enkelt kan planera och säkra ditt kassaflöde. All dokumentation sparas direkt i systemet, så att alla har åtkomst till den när de behöver, vilket, som en bonus, ytterligare eliminerar risken att viktig information försvinner till följd av ett personberoende. Varje del av systemet är designat och byggt för att vara så hjälpsamt och användarvänligt som möjligt, allt för att du ska ha de bästa möjliga förutsättningarna att göra ditt jobb så enkelt och effektivt som möjligt. Och eftersom vi vet att fastighetsbranschen är fylld till brädden av kritiska tidsramar har vi också implementerat automatiska påminnelser för att du aldrig ska missa en viktig deadline. 

Stöd för finansiella riskhantering och hantering av ränteswappar

Ett Treasury Management System är alltså ett enkelt sätt att snabbt förbättra er finansiella riskhantering, som är en av de kanske allra viktigaste och mest kritiska delarna av finansarbetet på ett fastighetsbolag. Det är riskhanteringen som säkerställer den finansiella grunden, det vill säga, minimerar hur era kostnader påverkas om marknadsläget försvåras. Nyckeln är att arbeta proaktivt och vara väl medveten om de finansiella risker som bolaget har i dagsläget – och de risker som kan komma att tillkomma.

Vid första anblick kan riskhanteringen kännas ganska övermäktig. Därför är det viktigt att bryta ner den och konkretisera varje del för sig. Gör man det, kan den egentligen sammanfattas i fyra relativt enkla steg:

1. Analysera era kostnader.
2. Analysera era nyckeltal.
3. Arbeta igenom den finansiella strategin ordentligt.
4. Utvärdera och ompröva när läget förändras.

En annan av Nordkaps unika funktioner är att systemet kan hjälpa dig med dina ränteswappar. Historiskt sätt har bankerna, som du säkert redan vet, haft stora, dolda marginaler. Dessa marginaler har gjort det i stort sett omöjligt för de flesta fastighetsbolag att lista ut vad en rimlig ränta är när det är dags att förhandla priset på deras ränteswappar. Vårt system ser till att du har tillgång till den allra senaste marknadsdatan, så att du kan försäkra dig om att du har all information du behöver när du går in i förhandling med banken – så att du kan öka dina chanser att få ett rättvist pris på dina ränteswappar.