Att arbeta med finansfunktionen på ett fastighetsbolag är ofta allt annat än enkelt. Riskerna sträcker sig ända från avgörande finansieringsrisker till små mänskliga felanden som leder till stora konsekvenser. Som tur är finns det hjälp att få. Ett riskhanteringssystem, eller ett Treasury Management System (TMS), minskar mängden manuellt arbete ni behöver utföra (och då även stora delar av riskerna) och ser på så sätt till att organisationens beslutsfattare kan ta mer informerade och långsiktigt välplanerade beslut när det gäller företagets finansiering. Det är alltså ett ganska enkelt sätt att spara både tid och pengar, när processerna både blir mer effektiva och mer pålitliga. Men hur gör man då, om man vill ta steget från de manuella processerna och implementera ett TMS? Vad behöver man tänka på?
Vi vet att det kan kännas övermäktigt att ta första steget. Därför har vi tagit fram en checklista på sånt som är viktigt att tänka på i ett första steg. I grund och botten är det egentligen ganska enkelt: för att kunna påbörja implementeringen av ett TMS, behöver ni först gå igenom de processer ni har idag.
- Sammanställ era manuella processer
Börja med att sammanställ en lista över alla de manuella processer ni använder er av inom bolaget i dagsläget, och gör en ungefärlig uppskattning av hur mycket tid ni idag behöver lägga på att upprätthålla och genomföra dessa. Genom att skapa en bättre överblick över era manuella processer blir det lättare att se vad det är ni kan förbättra med hjälp av ett TMS.
- Gå igenom systemen ni använder idag
När ni har koll på de manuella processer ni utför i organisationen i dagsläget är det dags att börja kolla närmare på exakt hur dessa genomförs idag. Vad använder ni för program och system som hjälpverktyg? Hur interagerar de verktygen med varandra? Finns det något sätt att verifiera den finansiella datan och resultaten med hjälp av dessa verktyg eller är den processen också helt beroende av manuellt arbete?
Här är det också viktigt att se över hur rutinerna för processerna ser ut. Är det en eller flera personer i organisationen som ansvarar för processerna? Är de individuellt anpassade, eller har ni synkroniserat processerna så att ni inte riskerar att hamna i en dyr och krånglig situation till följd av ett personberoende?
- Se över era rapporter
För att ytterligare förstå just er organisations behov behöver ni sedan lista alla finansiella rapporter som ni producerar och vad deras respektive syfte är. Används samma datakälla/system av alla, eller finns det en risk att olika personer inom organisationen använder sig av olika data? Använder till exempel er Treasurychef samma system/datakälla som er Controller/finansanalytiker? Och använder de samma system som redovisningschefen eller den inhyrda konsulten?
Att inte använda ett och samma system för alla finansiella processer inom organisationen kommer med många risker, och i det här steget listar vi helt enkelt ut vilka just era risker är.
- Hur administrerar ni er skuldportfölj?
Administrationen av skuldportföljen är också viktig att reda ut i det här tidiga skedet. Var lagras den data som skuldportföljen bygger på? Vem är ansvarig för administrationen i dagsläget? Finns det en risk att hamna i ett personberoende här?
Vi förstår att det kan kännas komplicerat att komma igång. Men när ni väl har gått igenom alla steg på listan har ni både en god grund att utgå ifrån när ni börjar se er om efter ett Treasury Management System som passar era behov och en bättre överblick av ert finansiella arbete än tidigare – bara det är värt mycket i sig.
Men vad är de egentliga fördelarna med att använda ett TMS? Och vilka mål ska man ha med implementeringen?
Först och främst hjälper ett TMS er att standardisera era processer genom hela organisationen, så att ni aldrig riskerar att hamna i ett personberoende – något som annars snabbt kan bli otroligt kostsamt. När processer skapas individuellt av de personer som använder sig av dem för tillfället, och den data de använder förvaras i exceldokument, målar man snabbt in sig i ett hörn. Om det skulle vara så att den personen plötsligt inte längre är tillgänglig, till exempel om hen lämnar organisationen av något skäl, blir den data och information som personen i fråga varit ansvarig för också otillgänglig. Med ett molnbaserat TMS standardiserar ni företagets alla finansiella processer och all data sparas lättillgängligt i molnet. Då kan ni istället enkelt få tag på den information ni behöver – när som helst och var som helst ifrån.
Med ett TMS blir det också enklare att ta fram relevanta KPI:er för er finansiella rapportering. Det, i kombination med att ni dessutom får ett väldigt träffsäkert prognosverktyg, gör att det blir lättare att förutse risker och undvika otrevliga överraskningar. Ni får helt enkelt mer kontroll över den finansiella situationen, och vem vill inte ha det när det väl kommer till kritan?
Som vi nämnde tidigare är en av nycklarna till att minimera riskerna som kommer med en massa tidskrävande manuellt arbete och mänskliga misstag att alla arbetar mot samma datakälla, det vill säga att alla skuldinstrument och tillgångar finns på ett och samma ställe. Men det är också minst lika viktigt att relevant marknadsdata hämtas automatiskt och kontinuerligt, så att siffrorna ni arbetar med alltid är uppdaterade och korrekta. Eftersom till synes små fel kan ha stora konsekvenser är det, som ni redan vet, oerhört viktigt att siffrorna ni arbetar mot alltid är relevanta. Med ett TMS minskar också risken att behöva göra om en massa arbete ifall det skulle vara så att något blir fel. Och det resulterar förstås i att ni kan spara både tid och pengar.
Att fela är mänskligt – och dyrt
Vi har redan nämnt det några gånger tidigare, men en av de risker som kan ha störst konsekvenser när det kommer till finansiellt arbete är ofta just den mänskliga faktorn. Avrundningar som verkar små blir i själva verket enorma när de sker gång på gång, och plötsligt är siffrorna ni arbetar med och rapporterar helt fel. Dessutom använder sig många finansavdelningar av Excel som främsta verktyg, med processer framtagna helt individuellt av medarbetarna. Excel kan såklart vara ett väldigt hjälpsamt verktyg för många, men faktum kvarstår att det är ett manuellt verktyg som kräver manuell datainmatning trots sin digitala form. Vad händer då om en siffra missas när det är dags att uppdatera dokumentet, eller om en decimal hamnar fel när det handlar om miljonbelopp? Konsekvenserna blir ju, som ni hör, snabbt väldigt stora.
Om man istället använder sig av ett gemensamt och digitaliserat system för hela organisationen har man plötsligt möjlighet att samla alla skuldinstrument och tillgångar på ett och samma ställe, och dessutom hämta all relevant marknadsdata automatiskt. På så sätt säkerställer man att alla siffror är uppdaterade och korrekta, och att alla jobbar mot precis samma siffror – oavsett var i organisationen de befinner sig. Dessutom får ni en bättre transparens mellan bolagets olika funktioner och avdelningar, vilket gör det lättare att sömlöst samarbeta med varandra eftersom alla använder sig av samma data.
Fördelen med att använda verifierad och säkerställd marknadsdata för alla era finansiella beräkningar behöver väl knappast förtydligas: det är helt enkelt ytterligare en viktig del i att arbeta med korrekta siffror och minska risken för fel som annars lätt uppstår. Tack vara att processerna och datan synkas genom hela organisationen blir det dessutom lättare att utföra kontrollfunktioner och se till att de regler som behöver följas faktiskt följs.
När vi drar ner på mängden manuellt arbete som utförs av er finansiella funktion och automatiserar stora delar av processerna med hjälp av digitala verktyg, blir det finansiella arbetet inte bara mer pålitligt och tryggt – det blir också mer effektivt. När ni minskar det repetitiva manuella arbetet frigör ni både tid och resurser, och er personal kan fokusera på mer värdeskapande arbetsuppgifter.
Digitaliserade processer i en digitaliserad värld
Världen vi lever i blir bara alltmer digitaliserad, och i takt med det förändras både våra behov och kraven vi ställer – inte minst till följd av pandemin och den digitalisering som nästan tvångsmässigt växte fram under den. Många jobbade helt på distans under nästan två års tid och även om vi förhoppningsvis snart tagit oss ur pandemin ser distansarbetet ut att vara här för att stanna. Det innebär förstås att vi också blir mer beroende av att våra processer och rutiner fungerar oavsett var teamet befinner sig. Ett digitaliserat och molnbaserat system öppnar upp först just den möjligheten, eftersom allt som görs i systemet lagras i molnet – tillgängligt när som helst och var som helst ifrån.
Förutom fördelarna som kommer med den här typen av tillgänglighet gör ett digitaliserat system det möjligt att utföra beräkningar och simuleringar som är näst intill omöjliga att utföra manuellt (och med korrekt resultat). Med ett TMS kan du enkelt simulera skuldportföljen för att till exempel skapa en överskådlig ränterisk. Det kan vara otroligt hjälpsamt vid till exempel budgetering och riskplanering eftersom man då har möjlighet att se hur ens kostnader skulle kunna ändras över tid baserat på hur marknaden förutspår att räntan kommer ändras, eller med era egna räntescenarion.
Ett Treasury Management System tenderar också att göra det finansiella arbetet mer användarvänligt, eftersom processerna synkas och digitaliseras för alla. På så sätt blir ett TMS den perfekta bryggan mellan precision och tillgänglighet – och vem vill inte få till den kombinationen?
Ett pålitligt TMS kan, med andra ord, vara nyckeln till en effektiv och långsiktig riskhantering, som dessutom parallellt effektiviserar och underlättar ert arbete. Det finansiella arbetet ska inte vara ett hinder för att sova gott om natten. Och där kan ett Treasury Management System vara den avgörande skillnaden.
Om du vill veta mer om fördelarna med ett TMS kan du läsa mer här.
Är du redo att ta nästa steg i resan mot ett TMS eller vill du veta mer om hur vi på Nordkap kan hjälpa just dig och ditt företag? Tveka inte att höra av dig till oss här!
